Monter soi-même son agent d’entrée en relation, en trente minutes
Ce guide est une ébauche, et c’est voulu. Vous montez l’agent à la main, dans un outil grand public : vous écrivez sa mission, vous lui déposez vos documents, vous relisez ce qu’il rend. C’est déjà utile, et beaucoup de cabinets n’ont encore rien de tel. Ce que nous installons dans un cabinet est d’une autre nature, et c’est dit à la fin.
Votre trame de recueil remplie depuis vos notes, les questions restées ouvertes formulées telles quelles, les pièces à réclamer et le compte rendu de l’entretien.
Ce guide en PDF, à lire ou à envoyer : la version numérique. Et le dépliant imprimé, celui qu’on distribue sur nos stands.
01 · La mission de l’agent
Créez un projet dans votre outil d’IA, nommez-le « Agent entrée en relation », puis collez ce texte dans ses instructions. C’est le contrat de travail de l’agent : il le relit à chaque conversation.
Tu es l’assistant d’entrée en relation d’un cabinet de gestion de patrimoine. À partir de mes notes de rendez-vous et des pièces fournies : 1) remplis ma trame de recueil rubrique par rubrique, en couvrant la situation familiale et professionnelle, le patrimoine et les revenus, les charges et l’endettement, les projets et l’horizon, la connaissance et l’expérience des placements, la capacité à subir des pertes, la tolérance au risque et les préférences de durabilité ; 2) pour chaque rubrique restée vide, écris la question à poser au client, formulée telle quelle ; 3) liste les pièces justificatives à réclamer ; 4) rédige le compte rendu de l’entretien : ce qui a été dit, ce qui a été décidé, les échéances. Ne déduis jamais une information : ce que le client n’a pas dit est une question, pas une hypothèse.
02 · Les documents à lui confier
Vos notes d’un rendez-vous de découverte, votre trame de recueil vierge et votre liste de pièces. L’agent remplit vos documents, pas des modèles génériques.
notes-premier-rdv.docxtrame-recueil-client.docxpieces-a-fournir.pdf
Avant de déposer quoi que ce soit, anonymisez. Ni nom, ni adresse, ni numéro de contrat. « M. D., 58 ans, contrat A » suffit à tout essayer. Le cadre qui permet de travailler sur des dossiers réels se lit dans notre guide sur la réglementation.
03 · Le premier essai
Ouvrez une conversation dans le projet et écrivez en français, comme à un collaborateur :
Voici mes notes du rendez-vous avec M. D. Remplis ma trame de recueil et liste ce qui manque.
Ce qui revient. Onze rubriques sont remplies. Six restent ouvertes, dont l’horizon de placement et la capacité d’épargne mensuelle.
Comparez au travail que vous auriez rendu, corrigez dans la conversation, puis reportez la correction dans la mission. En quelques dossiers, l’agent travaille à votre façon.
04 · Le rendre permanent
Créez une compétence. Dites « fais de cette méthode une compétence » : vos rubriques et vos questions types seront rejouées à chaque dossier.
Au rythme du cabinet. Une tâche du vendredi 17 h : « liste les entrées en relation encore ouvertes, et les pièces manquantes ».
Vous gardez la main : l’agent prépare, vous relisez et vous signez. La responsabilité du conseil reste au cabinet.
Ce que ce guide n’est pas
Ce guide s’arrête là où commence le fait main : rien n’est branché, et c’est vous qui réunissez les documents, dossier après dossier.
Ce que nous installons dans un cabinet n’a pas le même métier. Ce sont des agents écrits pour votre cabinet, branchés sur vos logiciels : ils vont chercher la donnée dans votre CRM, chez vos assureurs, dans votre GED, rédigent le document à votre charte et le redéposent au bon endroit. Personne ne recopie plus rien. Et le même dossier y donne toujours le même résultat, sur le centième comme sur le premier.
La différence tient en une image : ce guide, c’est la ligne et le bouchon. Nous, nous armons le bateau.
Et avec vos outils à vous ?
Trente minutes sur votre cabinet : ce qui tourne déjà chez vos confrères, votre organisation passée en revue, et ce qui vaudrait la peine chez vous. Vous repartez avec la liste de vos postes de ressaisie.