Le rapport d’adéquation qui s’écrit seul
Comptez le temps que vous passez à produire des documents.
Un rapport d’adéquation. Une lettre de mission. Un reporting trimestriel. Comptez les minutes que vous mettez sur un seul, multipliez par le nombre que vous sortirez d’ici la fin de l’année. Vous avez le chiffre. C’est celui-là que les cabinets essaient d’attaquer avec l’intelligence artificielle, et c’est là que la plupart s’arrêtent à mi-chemin.
Ce qu’on appelle « agent » dans les cabinets aujourd’hui est un prompt bien écrit. Vous ouvrez une fenêtre de chat, vous collez les données à la main, vous relisez, vous recommencez au client suivant. Un agent, au sens propre, fait le travail du début à la fin sans que vous soyez devant. Il va chercher les informations, produit le document, se relit, et vous le pose sur le bureau pour signature. Quatre choses séparent l’un de l’autre. Il doit atteindre les données sans qu’on les lui dépose. Il doit aller chercher ses chiffres au lieu de les rédiger de mémoire. Il doit relire son propre travail. Il doit démarrer sans vous. Voici les quatre, avec un prompt par étape, utilisable dès aujourd’hui dans une simple fenêtre de chat. Le mardi 1er septembre à 11h, on monte les quatre bout à bout en direct, sur un cas de conformité et de reporting.
La règle non négociable
Plus l’agent travaille seul, plus la trace doit être serrée.
Un agent qui prépare un reporting le samedi matin sans vous ne change rien à qui répond du contenu. C’est toujours le cabinet. Trois points se fixent avant de lancer quoi que ce soit. Ce qu’il a le droit de faire seul, et ce qui s’arrête sur votre bureau : un document interne, d’accord, un envoi au client, non. Ce qu’il a le droit de lire, écrit noir sur blanc. Ce qu’il laisse derrière lui à chaque passage : la date, les documents consultés, le texte produit, la personne qui a validé. Un contrôleur ne vous demandera pas si vous utilisez l’intelligence artificielle. Il demandera à voir ce qui a été fait, à partir de quoi, et par qui c’était relu. Reste la question qui arrête la plupart des cabinets avant même d’avoir essayé : les données clients confiées à un outil, ce qu’on a le droit d’y mettre, ce qu’il faut anonymiser. C’est au programme de mardi.
01 · Arrêter de lui donner les données à la main
Ouvrez le dernier reporting que vous avez envoyé. Comptez les endroits d’où vous avez tiré les informations : l’agrégateur, un relevé en PDF, une ligne du CRM, un tableur que vous tenez à part. Chaque endroit est un copier-coller, et chaque copier-coller est une raison pour laquelle ce document ne se produira jamais sans vous. Avant de parler d’automatisation, on regarde ce qui est récupérable tout seul. Pas pour tout le cabinet, ce serait un projet. Pour une tâche, celle qui vous coûte le plus cher.
Le prompt à copier
Tu conseilles un cabinet de gestion de patrimoine qui veut automatiser une tâche précise. Ta mission : dire d’où viennent les informations nécessaires, et lesquelles un programme pourrait récupérer sans intervention humaine.
La tâche à automatiser :
[nommez-la : reporting trimestriel client, rapport d’adéquation, mise à jour de la connaissance client, préparation du rendez-vous annuel]
Les informations qu’elle demande, et où je vais les chercher aujourd’hui :
[une ligne par information : ce que c’est, dans quel outil ou quel document elle se trouve, et comment je la récupère en ce moment]
Produis l’analyse :
1. Pour chaque information, sa forme réelle : ligne dans une base, export tabulaire, PDF texte, PDF scanné, ou connaissance qui n’est écrite nulle part.
2. Le classement en trois niveaux : récupérable par un programme aujourd’hui, récupérable au prix d’un export régulier, hors d’atteinte sans changer d’outil ou de méthode.
3. Les informations que je saisis deux fois à deux endroits, et laquelle des deux fait foi.
4. Le blocage principal, celui qui à lui seul empêche cette tâche de tourner sans moi.
5. Le contournement de ce blocage qui ne demande ni budget ni projet informatique.
6. Ce qui doit rester hors de portée d’un programme, et pourquoi.
Garde-fou : tu raisonnes sur ce que je décris. Tu ne supposes aucune capacité de mes outils que je n’ai pas mentionnée et tu ne cites aucun logiciel du marché. Quand tu ne sais pas si un outil sait sortir une information automatiquement, tu le dis et tu écris la question exacte à poser à son éditeur.
Garde-fou. Vous décrivez des outils et des types d’information, jamais un contenu client. Ce qui part dans un assistant grand public part chez un hébergeur, souvent hors d’Europe : identifiants internes, tranches d’âge, montants arrondis, les noms restent chez vous. La règle vaut pour les trois prompts suivants. Et la sortie la plus utile sera souvent la question à poser à votre éditeur de logiciel. Posez-la. Beaucoup de CRM savent sortir ce qu’on leur demande, personne ne le leur a demandé.
02 · L’empêcher d’inventer un chiffre
C’est la peur numéro un, et elle est fondée. Un modèle à qui on demande un document entier finira par écrire un montant, une date d’échéance ou une mention réglementaire de mémoire. Il le fait bien, avec aplomb, et parfois faux. La parade tient en une décision prise à l’avance : ce qu’il a le droit de formuler, et ce qu’il doit obligatoirement aller chercher ailleurs. Prenez un document que vous produisez souvent, un rapport d’adéquation, une note de recommandation. Le prompt en sort le découpage.
Le prompt à copier
Tu découpes une tâche de production documentaire pour un cabinet de gestion de patrimoine, de façon qu’aucune information ne puisse être inventée.
Le document :
[sa nature, à qui il est destiné, ce qu’il doit contenir]
Comment je le produis aujourd’hui :
[décrivez la fabrication comme vous l’expliqueriez à un nouveau collaborateur, en gardant les allers-retours et les vérifications]
Produis le découpage :
1. La fabrication en étapes numérotées, dans l’ordre réel, celui que je viens de décrire.
2. Pour chaque étape, la nature du travail : rédaction, calcul, recherche dans un document, mise en forme, ou décision qui m’appartient.
3. La liste de ce qui ne doit jamais être rédigé de mémoire : montants, dates, références de contrat, taux, mentions réglementaires. Pour chacun, l’endroit exact où l’information doit être prise.
4. Les étapes où une erreur passerait inaperçue à la relecture, et celles où elle sauterait aux yeux.
5. Le format exact du résultat, décrit assez précisément pour qu’on puisse vérifier qu’il est respecté sans relire tout le document.
6. Les deux étapes qui gagneraient le plus à être automatisées en premier, et le temps que j’y gagnerais par mois.
Garde-fou : tu ne proposes aucun outil commercial ni aucune solution technique nommée. Tu décris ce qu’il faut faire, pas avec quoi. Tu n’énonces aucune obligation réglementaire et tu ne cites aucun texte : quand une étape te semble en relever, tu la signales comme à faire confirmer par moi.
Garde-fou. Le découpage vaut ce que vaut votre description. Le réflexe est de décrire la tâche telle qu’elle devrait se passer, pas telle qu’elle se passe vraiment : le collègue qu’on va voir, le document qu’on rouvre parce qu’un montant semblait bizarre, l’appel au back-office un mardi après-midi. Ces détours contiennent votre métier. Un agent qui les ignore rend un travail plausible et inutilisable.
03 · Lui faire relire son travail avant le vôtre
Un agent qui travaille pendant que vous êtes en rendez-vous n’a personne pour lui dire que la sortie est ratée. Il faut donc qu’il s’en aperçoive seul et qu’il refasse la partie qui coince. Ça commence par un objet très banal : la grille de contrôle que vous avez dans la tête et que vous n’avez jamais écrite. Une fois écrite, elle sert deux fois. Elle vous fait gagner du temps en relecture dès cette semaine, et elle devient plus tard la consigne que l’agent s’applique à lui-même.
Le prompt à copier
Tu es responsable du contrôle qualité d’un cabinet de gestion de patrimoine. Tu écris la grille qui servira à relire un document avant qu’il parte.
Le document :
[sa nature, à qui il est destiné, ce qu’il doit contenir]
Un exemplaire de ce que je produis aujourd’hui :
[coller]
Produis la grille :
1. Douze points de contrôle au maximum, formulés en questions fermées auxquelles on répond par conforme ou non conforme.
2. Le classement en deux familles : ceux qui bloquent l’envoi, et ceux qui demandent seulement une correction.
3. Pour chaque point bloquant, ce qu’il faut refaire exactement quand la réponse est non conforme.
4. Les erreurs les plus probables sur ce type de document, celles qu’un relecteur pressé laisse passer.
5. La consigne de relecture à donner à un assistant, rédigée pour être collée telle quelle juste après une première production.
6. Ce que cette grille ne peut pas vérifier et qui restera à l’œil humain.
Garde-fou : tu construis la grille à partir de mon exemplaire et de ce que je décris. Tu n’inventes aucune obligation réglementaire et tu ne cites aucun texte. Quand un point de contrôle te semble relever d’une exigence légale, tu le signales comme à faire confirmer par moi avant usage.
Garde-fou. Testez la grille sur un document dont vous connaissez déjà les défauts. Reprenez-en un que vous avez corrigé le mois dernier, passez-le à la grille, regardez si elle attrape ce que vous aviez attrapé. Si elle laisse filer, elle n’est pas prête. Et tenez-vous à douze points : une grille de quarante lignes ne se relit plus, ni par vous, ni par la machine.
04 · Le faire démarrer sans vous
Dernière étape, la plus simple à comprendre et la plus facile à repousser. L’agent part à date fixe, ou quand quelque chose arrive : un trimestre qui se termine, un relevé qui tombe, un document signé, une échéance à trente jours. Plus personne n’ouvre de fenêtre de chat. Pour en arriver là, il faut un mode opératoire écrit, assez précis pour être exécuté sans vous. C’est le seul document un peu technique de cette édition, et c’est celui à emmener au live du 1er septembre. Si vous n’en préparez qu’un, prenez celui-là.
Le prompt à copier
Tu rédiges le mode opératoire d’une tâche récurrente, destiné à être exécuté sans supervision humaine.
La tâche :
[ce que vous faites, à quelle fréquence, et pour qui]
Ce qui la déclenche aujourd’hui :
[une date, un événement, ou le fait d’y penser]
Ce qui est produit à la fin :
[document, message, saisie dans un outil]
Produis le mode opératoire :
1. Le déclencheur, formulé sans ambiguïté : une date et une heure, ou un événement observable dans un de mes outils.
2. Les informations nécessaires au départ, et l’endroit exact d’où vient chacune.
3. Les étapes d’exécution, numérotées, chacune avec son résultat attendu.
4. Les cas où la tâche doit s’arrêter et me revenir : donnée manquante, montant hors des clous, situation non prévue. Donne des seuils chiffrés, pas des principes.
5. Ce qui est enregistré à chaque exécution pour pouvoir rendre des comptes six mois plus tard.
6. Le test à faire tourner trois fois à blanc avant de laisser partir la première exécution réelle.
Garde-fou : aucune étape ne doit dépendre d’un jugement que je ne t’ai pas décrit. Quand une étape suppose une appréciation de ma part, tu la sors du déroulé et tu la transformes en point d’arrêt. Si la tâche ne peut pas s’écrire ainsi, elle n’est pas prête à être automatisée, et tu me le dis franchement.
Garde-fou. Commencez par une tâche interne, sans destinataire extérieur. La préparation d’un dossier avant entretien, la mise à jour d’un tableau de suivi, la relance d’une pièce manquante. Quand ça part de travers, personne ne le voit sauf vous, et vous corrigez avant la fois suivante. Les envois clients viennent après, quand vous avez plusieurs mois de sorties propres derrière vous.
L’événement de la semaine
Construire son agent IA en une heure Next Gen Patrimoine, avec Charlie
Mardi 1er septembre, 11h00 · En ligne, gratuit, une heure
Une heure, un agent construit de zéro à l’écran, sur un vrai cas de conformité et de reporting. Pas de slides. On installe ces systèmes dans des cabinets de CGP depuis des mois, et le live reprend des montages déjà en service. Vous repartez avec de quoi refaire la même chose chez vous, avec vos règles. Venez avec la tâche qui vous mange le plus de temps : la fin de séance est pour vos cas.