Le gestionnaire de tâches
Toutes les opérations du cabinet, et qui on attend.
Le suivi des opérations du cabinet, avec vos mots : souscriptions, pièces, signatures, extranets. La différence avec un outil de tâches : Charlie fait lui-même ses étapes, et ne vous remonte que ce qui vous revient.
Les mots du cabinet
Quelques mots suffisent à tout suivre.
Pas le vocabulaire d’un logiciel : celui que le cabinet emploie déjà.
- Une opération
- Une procédure lancée pour un client ou pour le cabinet : souscription, entrée en relation, versement, arbitrage, rachat, revue annuelle. Elle a ses étapes, du premier geste à la dernière pièce rangée.
- Une tâche
- Ce qu’une personne a à faire, maintenant : relire une adéquation, valider un acte, appeler un client en fin de relance.
- Le pilote
- La personne du cabinet qui répond de l’opération. Charlie fait sa part, le pilote garde la main.
- Qui on attend
- Charlie, l’équipe, le client ou l’assureur. Chaque opération dit où elle attend et depuis combien de jours, sans ouvrir trois outils.
- La prochaine action
- L’étape suivante, datée. Une opération n’est jamais en suspens sans que quelqu’un sache pourquoi.
Les vues
La même opération, vue comme vous la cherchez.
Chacun choisit sa vue ; les filtres par conseiller, par client et par procédure suivent partout.
Tableau
Les opérations rangées par qui on attend : Charlie, vous, le client, l’assureur, terminé.
Liste
Toutes les opérations du cabinet, filtrées par conseiller, par client ou par procédure.
Chronologie
Ce qui doit se faire et quand, pour voir venir les semaines chargées.
Calendrier
Les échéances du cabinet au même endroit : signatures attendues, revues annuelles, relances.
Vos tâches
Ce qui vous revient, avec le geste déjà préparé.
Une tâche s’ouvre sur le côté, comme dans les outils que vous connaissez. Le document est prêt, la relance est rédigée : il reste votre clic.
À faire
Vos tâches du jour, chacune avec son bouton : « Envoyer », « Valider », « Soumettre ».
Confiées
Ce que vous avez confié à un collègue ou à Charlie, et où il en est.
En retard
Une tâche passe en retard à son échéance, une étape qui traîne vous est signalée.
Terminées
Ce qui est fait, et la trace de qui l’a fait.
Relances et alertes
Rien ne s’oublie, et rien ne bloque.
Le cabinet règle le rythme des relances, leur nombre et ce qui se passe à la fin. Elles s’arrêtent seules quand la pièce, la signature ou la réponse arrive, et l’opération reprend là où elle attendait.
Vos procédures
Le parcours du client est livré prêt. Le vôtre s’y ajoute.
De l’entrée en relation à l’acte chez l’assureur, les procédures sont déjà écrites, au vocabulaire du métier. Le cabinet les modifie, ou ajoute les siennes.
Livrées prêtes
Une opération se lance :
- Dans la conversation : « lance un arbitrage pour les Martin »
- Depuis un mail reçu
- Depuis le compte rendu d’un rendez‑vous
- Depuis un rappel annuel : revue du recueil, revue d’adéquation, DER réédité
- D’un bouton, comme dans n’importe quel outil
Plus de tableau tenu à la main.
En démo, un cabinet en pleine activité : vous voyez tout ce que Charlie fait avancer seul.
- Qu’est-ce que le gestionnaire de tâches de Charlie ?
- C’est le tableau de bord des opérations du cabinet : chaque souscription, versement, arbitrage, rachat ou entrée en relation, avec ses étapes, son pilote et la personne qu’on attend. Ce qui le distingue d’un outil de tâches classique : le travail de Charlie avance seul, dans vos logiciels, et seules vos décisions vous attendent.
- Faut-il garder notre tableur de suivi des opérations ?
- Il devient inutile : les opérations se créent et avancent seules à partir de ce que Charlie lit dans vos mails, vos comptes rendus et vos rappels. Aucune ligne n’est oubliée, personne n’a plus à le tenir à jour.
- Comment se règlent les relances ?
- Le cabinet choisit le rythme, le nombre de relances et ce qui se passe à la fin de la série. Elles s’arrêtent d’elles-mêmes quand la pièce, la signature ou la réponse arrive. Chaque relance part de votre boîte, à votre nom.
- Peut-on ajouter nos propres procédures ?
- Oui. Le parcours du client est livré prêt, de l’entrée en relation à l’acte chez l’assureur, et le cabinet le modifie ou y ajoute ses propres procédures : une revue de portefeuille, une fiche annuelle, un contrôle interne.