Construire l’agent qui remplit vos documents
Comptez combien de fois vous tapez la même date de naissance.
Une entrée en relation. La date de naissance du client part dans la fiche de connaissance client, puis dans le questionnaire de profil, puis dans la lettre de mission, puis dans le rapport d’adéquation, puis dans le bulletin de souscription. Cinq fois la même ligne. Aucune des cinq ne demande de réflexion, et les cinq prennent votre après-midi.
La semaine dernière, le manuel montait votre premier agent : le tri du matin, qui lit et ne touche à rien. Voici le deuxième, et celui-là écrit. Quatre étapes, une heure en tout. À la fin, vous déposez un document rempli dans une conversation et vous récupérez le suivant, prêt à relire, avec la liste de ce qu’il a repris et d’où. Un point avant de commencer : dès qu’un document client entre dans l’outil, ça se passe sur le compte du cabinet, pas sur un compte personnel. Les 30 septembre et 1er octobre, on fait tourner ce montage en direct à Patrimonia.
La règle non négociable
Un agent qui remplit un document ne le signe pas.
Le document qu’il rend est un brouillon tant que vous ne l’avez pas relu. Trois points à fixer avant le premier essai. Ce qu’il remplit seul, et ce qui reste vide en vous attendant. Ce qu’il fait devant une information absente : il écrit qu’elle manque, il ne la déduit jamais. Ce qu’il laisse à chaque passage : la date, le document d’origine, les zones remplies, celles en attente, qui a validé. Ces traces ne se relisent jamais, sauf le jour où l’on vous demande d’où venait un chiffre.
01 · Écrire la table de report
Deux documents, pas le classeur du cabinet. Un rempli, la fiche de connaissance client de votre dernier dossier. Un vierge, celui que vous remplissez juste après. La table dit, zone par zone, où se lit l’information dans le premier et sous quelle forme elle entre dans le second. Vingt minutes à écrire, et elle ressert à chaque dossier. Les écrans de cette édition sont redessinés d’après l’interface réelle, pour que chaque geste reste lisible : un libellé peut différer chez vous selon la version, les gestes, non.
Le prompt à copier
Tu prépares le report d’informations d’un document vers un autre, dans un cabinet de gestion de patrimoine.
Document source, rempli :
[joignez-le, caviardé de tout nom et de tout montant exact]
Document cible, vierge :
[joignez le modèle vierge]
Produis la table de report :
1. Chaque zone à remplir du document cible, dans l’ordre, avec l’endroit exact du document source où l’information se lit, cité entre guillemets.
2. Le format attendu quand il diffère du source : date en toutes lettres, montant arrondi, civilité.
3. Les zones sans correspondance, et celles qui demandent mon appréciation.
Garde-fou : tu ne complètes et ne déduis aucune information absente. Une zone sans correspondance reste sans correspondance, et tu l’écris.
Garde-fou. Caviardez avant de joindre : noms, numéros de contrat, montants exacts. La structure suffit au modèle, et la règle vaut pour les trois prompts de préparation. Les vrais dossiers n’entrent qu’à l’étape 04, dans le projet du cabinet, sur un compte administré par lui : c’est la différence entre un essai et une mise en service. Prenez un dossier qui a des pièges, pas le plus simple : une table écrite sur le cas idéal casse au troisième dossier.
02 · Écrire la consigne de l’agent
Quand une information manque, le modèle la fabrique, dans le bon format et avec aplomb. Une seule instruction l’en empêche : devant une zone sans réponse, il écrit qu’elle manque et passe à la suivante. Ce prompt transforme votre table en consigne, celle que vous collerez à l’étape 04.
Le prompt à copier
Tu rédiges la consigne qu’un assistant suivra pour remplir un document à partir d’un autre, sans personne devant l’écran.
Le document à remplir :
[sa nature, à qui il est destiné]
La table de report :
[collez le résultat de l’étape 01]
Produis la consigne, à la deuxième personne, prête à coller :
1. Ce qu’il reçoit au départ, ce qu’il rend à la fin, et dans quel ordre il remplit.
2. L’interdiction de reformuler : une information reportée est recopiée à l’identique, à la mise au format près.
3. Devant une information absente : écrire [À COMPLÉTER] suivi de ce qui manque, puis continuer. Devant deux valeurs qui se contredisent : signaler les deux, ne pas choisir.
4. Ce qu’il n’a jamais le droit de faire : ajouter une phrase au modèle, en retirer une mention, envoyer quoi que ce soit.
Garde-fou : la consigne tient sur une page et s’exécute sans connaître mon cabinet. Toute instruction qui suppose une connaissance que je ne t’ai pas donnée devient une question, listée à la fin.
Garde-fou. Le test qui vaut tous les autres : retirez une information du document source, une date d’effet par exemple, et relancez. S’il remplit quand même la zone, la consigne n’est pas prête. Deux minutes, une fois par type de document.
03 · Le relevé qui se vérifie en trente secondes
Relire le document entier à chaque dossier annule le temps gagné. Demandez une sortie de plus : un relevé à trois colonnes, la zone remplie, la valeur, la phrase du document source d’où elle vient. Vingt lignes à parcourir, chaque information rattachée à son origine. C’est aussi votre trace.
Le prompt à copier
Tu ajoutes un contrôle à une tâche de report documentaire, pour qu’elle se vérifie en trente secondes au lieu de se relire en entier.
Le document produit :
[sa nature, et le modèle vierge dont il sort]
La table de report :
[collez le résultat de l’étape 01]
Produis :
1. Le format du relevé rendu avec le document : une ligne par zone remplie, la valeur écrite, la phrase du document source d’où elle vient.
2. Les contrôles que l’assistant s’applique avant de rendre, en questions fermées, séparés en deux familles : ceux qui l’obligent à s’arrêter et à me rendre le dossier, ceux qui demandent une simple mention.
3. Les erreurs de report qui passent inaperçues à la relecture : chiffre plausible, date décalée d’un an, civilité inversée.
Garde-fou : tu construis les contrôles à partir de la table et du modèle vierge, sans rien y ajouter. Tu n’énonces aucune obligation réglementaire et tu ne cites aucun texte.
Garde-fou. Éprouvez-le sur un dossier dont vous connaissez déjà les défauts, un que vous avez corrigé le mois dernier. Si le relevé ne fait pas remonter ce que vous aviez attrapé à la main, ajoutez le contrôle qui manque. Et tenez-vous à une vingtaine de lignes.
04 · Le mettre au travail
Les trois étapes précédentes tiennent dans une conversation ordinaire. Celle-ci en fait un poste de travail : votre consigne et vos modèles vivent à un endroit fixe, et le dossier suivant ne demande plus rien à recoller. Dix minutes de montage, une seule fois. C’est ce montage qu’on refait en direct sur le stand, à Lyon.
Garde-fou. Trois dossiers dont vous connaissez la sortie avant d’y mettre un vrai. Comptez les zones justes, les [À COMPLÉTER] et les minutes de correction : c’est ce chiffre qui décidera si vous montez le suivant. Commencez par un document qui ne sort pas du cabinet. Et quand le montage tourne, l’étape d’après existe : une tâche planifiée qui reprend seule les dossiers déposés dans le projet, sans que personne ouvre une conversation. C’est le sujet de la prochaine édition.
L’événement de la semaine
Charlie à Patrimonia, stand J51 Patrimonia 2026, avec l’équipe Charlie Finance
Les 30 septembre et 1er octobre · Centre de Congrès de Lyon
Engager un collaborateur sans recruter : c’est ce qu’on vient montrer à Lyon. Il reporte les informations client d’un document à l’autre, va chercher les positions sur les extranets assureurs, remplit la lettre de mission, et garde la trace de chaque source. Ni migration, ni changement de logiciel, ni reprise de données. Sur le stand, on le fait tourner en direct : venez avec le process qui vous coûte le plus de temps, dix minutes suffisent.
Réserver un créneau sur le stand