Préparer versements et arbitrages dans Claude, de la situation du contrat à l’avis d’opération

La grille dit 30 %, le contrat est à 40 %.

Un client vous confie 30 000 € de plus. Versés sur ses supports habituels, ils laissent trop haute la poche actions, et il faudra arbitrer au rendez‑vous suivant. Ce numéro monte dans Claude un assistant qui commence par le versement, vers les poches qui manquent de poids. Il ne prépare l’arbitrage que pour ce qui reste et pour les fonds sortis de votre sélection.

Le montage se fait une fois : un projet Claude, la consigne à copier ci‑dessous et trois documents du cabinet. Ensuite, pour chaque opération, vous collez une fiche, la situation du contrat copiée sur l’extranet, et vous joignez la liste des supports. L’assistant rend la répartition du versement, l’ordre d’arbitrage tel que l’extranet le demande, le brouillon de l’adéquation et le message au client. Quelques jours plus tard, il contrôle l’avis d’opération.

Ce qu’il faut pour suivre : un ordinateur, un compte Claude, votre grille d’allocation, votre sélection de fonds en Excel, les conditions générales de votre contrat le plus utilisé et votre convention avec l’assureur. Si vous avez suivi le №24, vous avez déjà la grille et la sélection. Comptez une heure pour le montage, dont la moitié pour la page de règles du contrat.

À garder en tête

Le versement rééquilibre d’abord.

Réparti vers les poches qui manquent de poids, un versement rapproche le contrat de sa cible sans rien vendre et sans frais d’arbitrage. L’arbitrage finit le travail. Il traite ce qui reste hors tolérance une fois le versement fait, et les fonds que vous ne recommandez plus. Ce que vous conseillez s’écrit, avec ses raisons. Et c’est le client qui signe l’ordre.

01 · Monter l’assistant : une consigne, trois documents.

L’assistant vit dans un projet Claude, comme ceux des №24 et №25. La consigne et vos documents de référence y restent, chaque conversation part d’eux.

Trois documents, déposés une fois. Votre grille d’allocation, avec une tolérance par poche. Votre sélection de fonds en Excel, avec les colonnes que l’assistant lit : poche, zone, niveau de risque, frais courants, statut, et pour un fonds sorti, le motif et le remplaçant désigné par votre comité. Et une pièce nouvelle, les règles des contrats, une page par contrat tirée des conditions générales et de votre convention avec l’assureur. C’est elle qui évite le versement refusé et les frais qu’on n’attendait pas.

Sur téléphone ? Le montage se fait sur ordinateur. Cette page, consigne comprise, est aussi sur charliefinance.fr : rouvrez‑la de votre bureau.

La consigne du projet, à copier

Tu es l'assistant de versements et d'arbitrages d'un cabinet de conseil en gestion de patrimoine. Tu prépares les opérations que le conseiller relit, corrige et fait signer au client. Tu ne t'adresses jamais au client et tu ne passes aucun ordre.

Les connaissances du projet contiennent la « Grille d'allocation du cabinet », la « Sélection du cabinet » et les « Règles des contrats ». Pour chaque opération, je colle une fiche qui finit par la situation du contrat, copiée de l'extranet, et je joins la liste des supports du contrat. Rends d'abord les points 1 et 2, puis demande-moi si je veux l'arbitrage avant de passer aux points 3 à 5.

1. LA SITUATION.
Donne sa date, puis une ligne par support : nom, ISIN, montant, poche d'après la Sélection du cabinet. Pour un support absent de la sélection, demande-moi sa poche. Fais le total et compare-le à celui de l'extranet. Une part du contrat en gestion pilotée ou sous mandat reste hors calcul : dis-le.

2. LE VERSEMENT, s'il y en a un.
Prends la cible du profil dans la grille. Calcule ce qui manque à chaque poche pour atteindre sa cible une fois le versement fait, et répartis le versement entre les poches qui en manquent, au prorata. Si le versement dépasse ce qui manque, comble chaque poche et répartis le reste selon la cible. Arrondis à la centaine d'euros et mets l'écart d'arrondi sur la plus grosse ligne : la somme doit égaler le versement.
Dans chaque poche, verse sur le plus gros support « Retenu » déjà détenu ; jamais sur un support « Sorti » ou « Sous surveillance ». Si la poche n'en a aucun, prends un fonds « Retenu » de la poche présent dans la liste du contrat, et dis-le. Contrôle les règles du contrat : versement minimum, minimum par support, part minimale en unités de compte, plafond par support. Si une règle bloque, dis laquelle et propose le plus petit ajustement. Donne le taux de frais à porter sur le bulletin.
Rends un tableau par poche : avant, versement, après, écart à la cible en points. Puis le détail par support. Signale les poches dont l'écart dépasse la tolérance de la grille ; si la grille n'en donne pas, demande-la.

3. LE REMPLAÇANT, si un support détenu est « Sorti » de la sélection.
Si la sélection désigne son remplaçant, prends-le et vérifie qu'il est « Retenu », de même poche, et présent dans la liste du contrat. Sinon, cherche les fonds de même poche et de même zone qui remplissent ces conditions ; s'il y en a plusieurs, retiens le niveau de risque le plus proche du sortant, puis les frais courants les plus bas. Donne l'ISIN et la page de la liste, et compare le remplaçant au sortant : niveau de risque, frais courants, et rétrocession si la sélection la donne. Si aucun fonds ne convient, dis-le et ne propose rien.

4. L'ARBITRAGE, s'il reste une poche hors tolérance ou un support sorti.
Une poche hors tolérance revient à sa cible. Le support sorti se désinvestit en totalité, et le remplaçant reçoit son montant moins ce que la poche doit perdre. Si elle doit perdre davantage, prends le reste sur son plus gros support. Une poche trop basse se renfloue en vendant les poches au-dessus de leur cible, au prorata de leur excédent. Ce qui est vendu se réinvestit vers les poches sous leur cible, au prorata de ce qui leur manque ; une ligne sous mille euros est supprimée et sa part va aux autres.
Écris l'ordre comme l'extranet le demande : les supports désinvestis, « totalité » ou un montant, puis la répartition du réinvestissement en pourcentages entiers qui font 100, arrondis au plus fort reste. À côté, le montant estimé de chaque ligne. Puis les frais d'arbitrage d'après les Règles des contrats et la fiche, et l'allocation estimée après l'opération. Si un versement programmé alimente un support sorti ou une poche au-dessus de sa cible, propose sa nouvelle répartition.

5. LES CONTRÔLES ET LES ÉCRITS.
L'allocation finale face à la grille. Le niveau de risque le plus élevé, et le maximum du profil si la grille en donne un. Tout support hors sélection. Les préférences de durabilité de la fiche, si la sélection permet de les vérifier ; sinon « à vérifier ». Le coût du changement : frais d'arbitrage, frais courants du sortant et du remplaçant. Si le remplaçant rémunère davantage le cabinet, écris-le en tête : c'est un conflit d'intérêts à justifier. Ce qui manque au dossier : justificatif d'origine des fonds, questionnaire à refaire si la fiche signale un changement, document d'informations clés de chaque support nouveau pour le client, à remettre avant la signature. Rappelle que les montants sont estimés : l'assureur exécutera sur une valeur liquidative ultérieure.
Puis trois à cinq phrases pour la déclaration d'adéquation : ce que l'opération corrige, pourquoi ces supports, ce qu'elle coûte, en quoi elle sert le profil et les objectifs de la fiche. Et le message au client, quatre-vingts mots au plus, au vouvoiement, qui explique ce qu'il va signer et ce qu'il va recevoir.

6. L'AVIS D'OPÉRATION.
Quand je colle les opérations passées par l'assureur, compare-les à l'ordre, ligne à ligne : support, sens, montant ou pourcentage, date de valeur, frais. Signale tout écart que la valeur liquidative n'explique pas, avec la règle du contrat qu'il contredit.

Règles, toujours :
Fais tous les calculs par l'exécution de code, jamais de tête.
Tu n'utilises que la fiche, la liste jointe, ce que je colle et les documents du projet. Un chiffre absent reste absent : tu écris « à compléter ».
Aucun support hors de la liste du contrat. Aucune projection de rendement, aucun taux ni montant fiscal.
Si la fiche dit ce que le client a demandé, sa demande passe avant le calcul : applique-la et dis ce qu'elle change. Si elle sort le contrat de la grille ou du profil, écris-le en tête de ta réponse, je devrai mettre le client en garde par écrit.

Le montage, écran par écran

1.1. Ouvrez les conditions générales du contrat et votre convention avec l’assureur. Dans un document Word, sous le nom du contrat, recopiez les règles de l’écran avec la page de chacune. Un titre par contrat, tous dans un même fichier nommé « Règles des contrats ». Les règles de l’exemple sont fictives.

1.2. Dans votre sélection de fonds, vérifiez les colonnes Poche, avec les noms de votre grille, Zone, SRI, Frais et Statut. Un fonds que vous ne recommandez plus ne s’efface pas. Il passe en « Sorti le », avec la date, le motif et le remplaçant désigné par votre comité. Un fonds « Sous surveillance » ne reçoit plus de versement, sans être vendu. Le fonds euros y figure aussi, en poche Sécurité. Enregistrez sous « Sélection du cabinet ».

1.3. Dans Claude, ouvrez Projets dans la colonne de gauche, puis « + Nouveau projet », et nommez‑le « Versements et arbitrages ». Cliquez sur « Définir les instructions du projet », collez la consigne ci‑dessus, enregistrez.

1.4. Sous le tableau de votre grille, ajoutez une ligne : « Tolérance : 3 points par poche », ou celle du cabinet. Pour les petites poches, une tolérance relative, un cinquième de la cible par exemple, évite de laisser filer l’immobilier. Puis déposez les trois documents avec le « + » des connaissances du projet, à droite. Les fichiers Excel ne sont lus que si « Exécution de code et création de fichiers » est activé dans Paramètres, Capacités, le réglage par défaut. La consigne en a aussi besoin pour ses calculs.

1.5. Dernier geste, à refaire pour chaque opération : sur l’extranet de l’assureur, page du contrat, sélectionnez le tableau des supports seul, sans l’en‑tête qui porte le nom du client et le numéro du contrat, et copiez‑le. Téléchargez aussi la liste des supports du trimestre, rubrique documentation, comme au №24. Elle n’a aucune donnée client.

Garde-fou. La page de règles vaut ce que valent vos sources. Datez‑la, et reprenez‑la à chaque avenant ou nouvelle convention. Un minimum de versement relevé, une part d’unités de compte relevée, et l’assistant proposera une répartition que l’assureur refusera. Si un contrat a ses règles par profil de gestion ou par support, recopiez‑les toutes. L’assistant applique ce qu’il lit, sans deviner.

02 · Une opération : du versement à l’avis d’opération.

Pour chaque client, une conversation dans le projet. La fiche se remplit à partir du dossier, avec un identifiant à la place du nom, comme dans le №25. La situation se colle à la fin, telle que l’extranet la donne.

L’exemple suit un dossier fictif, C‑0207 : profil équilibré, 150 000 € sur un contrat en gestion libre, et 30 000 € de prime à placer. La poche actions est à 40 % pour 30 % visés, et l’un de ses deux fonds est sorti de la sélection du cabinet en septembre. Ce fonds impose l’arbitrage de toute façon. Sans lui, le versement aurait presque suffi.

La fiche de l’opération, à remplir

Client : [identifiant], [tranche d'âge], [situation familiale et professionnelle]

Profil de risque : [prudent, équilibré, dynamique ou offensif], questionnaire signé le [date]

Changements depuis le questionnaire : [aucun, ou lesquels]

Objectifs et horizon : [par exemple préparer la retraite dans 8 ans]

Contrat : [nom du contrat], [gestion libre, pilotée ou mixte]

Opération : [versement de tant d'euros, arbitrage, ou les deux]

Versement programmé en cours : [montant et répartition, ou aucun]

Origine des fonds du versement : [prime, cession, épargne], justificatif [reçu ou à demander]

Préférences de durabilité : [aucune, ou telles que recueillies au questionnaire]

Ce que le client a demandé : [par exemple garder tel fonds, ou rien]

Arbitrages passés cette année sur ce contrat : [nombre]

Situation du contrat au [date], copiée de l'extranet :
[collez ici le tableau des supports]

Une opération, écran par écran

2.1. Ouvrez une conversation dans le projet. Joignez la liste des supports du contrat avec le « + » en bas à gauche de la zone de saisie, collez la fiche remplie, situation comprise, et envoyez. Puis renommez la conversation « C‑0207 » depuis le menu de son titre : l’avis d’opération y reviendra.

2.2. L’assistant lit la situation, retrouve la poche de chaque support et refait le total. Puis il répartit les 30 000 € vers les poches sous leur cible, rien vers les actions. Vérifiez la ligne des unités de compte : le contrat en exige 30 % par versement, la répartition en met 65 %. Portez le taux de frais indiqué sur le bulletin. Après versement, les actions restent à 3,5 points de leur cible, au‑delà des 3 points tolérés : il s’arrête et demande s’il prépare l’arbitrage.

2.3. Répondez « Oui, prépare l’arbitrage. » Europe Rendement A est sorti de votre sélection, et votre comité lui a désigné un remplaçant. L’assistant le vérifie : retenu, même poche, même zone, présent dans la liste du contrat. Puis il le compare au sortant. Fonds et codes de l’exemple sont fictifs.

2.4. L’ordre sort dans la forme de l’extranet : le fonds sorti désinvesti en totalité, le réinvestissement en pourcentages qui font 100, le montant estimé à côté. Frais : aucun, c’est le premier arbitrage de l’année. Saisissez l’arbitrage une fois le versement investi, beaucoup d’extranets le refusent avant. Relisez ensuite chaque ligne saisie contre l’écran.

2.5. Puis les contrôles, coût du changement compris, et les écrits. Le brouillon de la déclaration d’adéquation se reprend dans votre logiciel. Remettez‑la au client avec le DIC du nouveau fonds, avant qu’il signe. Le message accompagne la demande de signature, sans un mot sur le rendement attendu.

2.6. Quelques jours plus tard, copiez les deux opérations depuis la rubrique Opérations de l’extranet et collez‑les dans la même conversation. Ici, l’arbitrage est conforme, à la valeur liquidative près. Le versement, non. L’assureur a prélevé 1 % de frais, sans doute le taux par défaut resté sur le bulletin, quand votre convention prévoit 0 %. Ces 300 € sont à faire recréditer sur le contrat.

Garde-fou. L’assistant calcule sur ce que vous collez. Une situation vieille d’un mois, et le versement part vers des poches qui n’en manquent plus : prenez‑la le jour où vous préparez l’opération. Il ne sait pas ce que le client détient ailleurs. Si le PER ou le compte‑titres du même client pèse déjà lourd en actions, c’est à vous de décider si la cible se lit contrat par contrat ou sur l’ensemble.

Le partage des rôles

Ce que fait l’assistant, ce qui reste à vous.

Vous n’avez qu’une demi‑heure cette semaine ? Écrivez la page de règles de votre contrat le plus utilisé. C’est le document qui manque à la plupart des cabinets, et l’assistant n’invente aucune règle.

Vos questions

Ce qu’on nous demande sur ce montage.

Pourquoi répartir au prorata de ce qui manque ?

Parce qu’il réduit chaque écart dans la même proportion et se vérifie d’un coup d’œil. Combler d’abord la poche la plus en retard ferait un peu mieux sur le papier, avec des lignes plus difficiles à expliquer au client. Un versement réparti comme l’allocation du jour, lui, garde les écarts tels quels. Si le client veut autre chose, tout sur le fonds euros ou rien sur tel fonds, écrivez‑le à la ligne « Ce que le client a demandé ». La consigne fait passer sa demande avant le calcul, dit ce qu’elle change, et signale si elle vous oblige à une mise en garde écrite.

Où trouver les règles d’un contrat ?

Dans les conditions générales valant note d’information, aux articles sur les versements, les arbitrages et les frais, et dans votre convention de partenariat pour ce qui a été négocié. Les frais d’entrée réduits du cabinet n’apparaissent souvent que là. Une règle introuvable s’écrit « à vérifier auprès de l’assureur » : l’assistant la signalera au lieu de l’appliquer.

Puis‑je joindre le relevé de situation en PDF ?

Mieux vaut copier le tableau des supports depuis l’extranet. Le relevé porte le nom, l’adresse et le numéro du contrat, le tableau seul n’a que des fonds et des montants. Avec un identifiant et une tranche d’âge, le dossier est pseudonymisé, pas anonyme : le RGPD s’applique toujours, d’où le compte d’équipe. La méthode est celle de la règle des trois remplacements du №12. Faites de même avec l’avis d’opération.

Faut‑il une déclaration d’adéquation pour un arbitrage ?

Quand l’arbitrage vient de votre conseil, oui. La DDA demande d’en justifier l’adéquation par écrit et, pour un changement de supports, d’en peser les coûts et les avantages (règlement délégué 2017/2359). Au‑delà de seuils fixés par un arrêté du 12 juin 2024, en montant et en part de l’encours, l’opération est dite significative. L’ACPR, dans sa recommandation 2024‑R‑03 applicable depuis le 31 décembre 2025, demande alors d’en exposer les raisons au regard du profil et de mettre le profil à jour, que le client l’ait demandée ou non.

Puis‑je passer l’arbitrage sans la signature du client ?

Non, sauf mandat d’arbitrage. Sans lui, c’est le client qui demande l’arbitrage et signe l’ordre, souvent en signature électronique depuis l’extranet. Le mandat d’arbitrage est encadré par la loi Industrie verte (articles L.132‑27‑3 et suivants du code des assurances). Le mandataire est un assureur ou un intermédiaire d’assurance immatriculé. Il faut une convention écrite signée des deux parties et un compte rendu au moins une fois par an, et aucune commission n’est due sur les arbitrages eux‑mêmes. Même sous mandat, l’assistant prépare l’ordre, il ne le passe pas.

Et sur un compte‑titres, un PEA ou un PER ?

Dans une assurance vie ou un PEA, changer de support ne coûte aucun impôt tant que l’argent reste dans l’enveloppe. Sur un compte‑titres, chaque vente avec plus‑value est imposable l’année de la vente. La règle du versement d’abord y compte double, puisqu’un apport bien réparti rééquilibre sans rien vendre. Joignez alors la liste des fonds accessibles sur votre plateforme à la place de celle du contrat ; l’écrit de conseil devient le rapport d’adéquation. Pour un PER en gestion pilotée, le mode par défaut, l’assureur répartit selon l’horizon de retraite : il n’y a rien à répartir, seulement le profil à vérifier.

Le fonds sorti est chez quarante clients. Quarante conversations ?

Oui, une par contrat, mais chacune prend dix minutes. Commencez par la liste. Demandez à chaque assureur l’état des encours du cabinet par support, souvent disponible dans l’espace partenaires, et filtrez sur l’ISIN du fonds sorti. Traitez d’abord les clients qui ont un versement à faire ou un rendez‑vous prévu : le versement et l’arbitrage passent ensemble. Pour les autres, un même message explique la sortie du fonds et demande la signature.

Quel abonnement faut‑il ?

Les projets existent dans toutes les formules, même gratuite : assez pour essayer sur un dossier fictif. Dès qu’un vrai dossier entre, passez sur le compte d’équipe du cabinet (Team, à partir de deux personnes). Anthropic s’y engage comme sous‑traitant au sens du RGPD, et vos échanges ne servent pas à entraîner le modèle. Sur un abonnement individuel, Anthropic n’est pas votre sous‑traitant : n’y mettez que des dossiers pseudonymisés, et désactivez l’amélioration des modèles dans Paramètres, Confidentialité.

Sur quel contrat verser ?

La consigne part du contrat que vous indiquez dans la fiche. Le choix se fait avant : antériorité fiscale du contrat, âge du client au versement, clause bénéficiaire, frais, accès au fonds euros. Ce sont des règles chiffrées qui changent d’une loi de finances à l’autre, et un modèle ressort volontiers d’anciens chiffres. C’est pourquoi la consigne lui interdit tout taux et tout montant fiscal : tranchez cette question vous‑même, sur les textes en vigueur.

Un client peut‑il ressortir dans le dossier d’un autre ?

Oui, si la mémoire de Claude est active. Elle l’est par défaut sur les formules Free, Pro et Max, et chaque projet a la sienne, or tous vos clients passent par le même projet. Coupez‑la dans Paramètres, Mémoire : « Rechercher et référencer les chats » et « Générer une mémoire à partir des chats ». Sur un compte Team ou Enterprise, elle reste coupée tant que vous ne l’activez pas.

Pour aller plus loin

Monter son agent d’allocation dans Claude