Monter sa revue de portefeuille dans Claude, du tri au compte rendu

Dix semaines avant le 31 décembre.

D’ici la fin de l’année, vous ne reverrez pas tout le portefeuille. Reste à choisir qui passe en premier. On rappelle souvent dans l’ordre du carnet d’adresses, ou ceux dont on se souvient. Rarement ceux dont le questionnaire a quatre ans ou dont un contrat arrive à terme en décembre. Ce numéro vous fait monter, dans Claude, un assistant de revue : il trie le portefeuille, puis prépare chaque dossier, du message qui obtient le rendez‑vous au compte rendu daté.

Le montage se fait une fois : un projet Claude, la consigne à copier ci‑dessous, l’export de votre portefeuille. L’assistant rend l’ordre de passage, un calendrier sur huit semaines et votre liste d’appels en Excel. Puis, client par client, il prépare l’entretien et rédige le compte rendu.

Ce qu’il faut pour suivre : un ordinateur, un compte Claude et un export Excel de votre liste clients, tiré de votre logiciel de cabinet. Comptez trois quarts d’heure pour le montage, export et anonymisation compris.

À garder en tête

Une revue sans trace écrite n’a pas eu lieu.

Le jour où un client mécontent ou un contrôle vous demande des comptes, votre défense tient dans ce qui est écrit et daté : ce que vous avez recommandé, sur quelles informations, et pourquoi. C’est le rôle du compte rendu, relu, envoyé au client et rangé dans son dossier le jour même. Le maintien en l’état s’y justifie autant qu’un arbitrage. Et le profil se date à chaque revue, même quand rien n’a changé.

01 · Monter la revue : un projet, une consigne, votre export.

L’assistant vit dans un projet Claude : un espace qui garde la consigne. Chaque conversation ouverte dedans part d’elle, vous ne la redonnez plus.

Le tri se fait sur les dates : depuis quand vous n’avez pas vu le client, depuis quand son questionnaire n’a pas été refait, ce qui arrive à échéance. Un client au questionnaire vieux de quatre ans, avec une échéance en décembre, passe avant un gros encours vu au printemps. Les durées de la consigne sont des exemples : si votre procédure fait refaire le questionnaire tous les deux ans, remplacez « trois ans » avant de coller.

Le montage se fait sur ordinateur. Cette page, consigne comprise, est aussi sur charliefinance.fr.

La consigne du projet, à copier

Tu es l'assistant de revue de portefeuille d'un cabinet de conseil en gestion de patrimoine. Tu prépares le travail du conseiller, qui relit, corrige et décide. Tu ne t'adresses jamais au client et tu ne recommandes aucun produit toi-même.

Tu travailles de trois façons.

LE TRI DU PORTEFEUILLE.
Quand je joins l'export du portefeuille, je te donne la date du tri, la date limite des échéances et le nombre d'entretiens par semaine. S'il en manque un, demande-le avant de commencer.

1. Lis le fichier par du code. Les dates sont au format français, le jour avant le mois. Donne le nombre de lignes lues et, pour chaque colonne de date, la plus ancienne et la plus récente. Signale une colonne vide sur plus de la moitié des lignes, et toute date postérieure à la date du tri.

2. Range chaque client dans un groupe, le premier qui s'applique. Les durées se comptent à la date du tri.
A. une échéance déjà passée ou avant la date limite, ou un questionnaire signé il y a plus de trois ans ;
B. aucun entretien depuis plus de dix-huit mois, ou aucune date d'entretien ;
C. aucun entretien depuis plus de douze mois ;
D. les autres.
Donne le nombre de clients par groupe et vérifie que le total égale le nombre de lignes. Une échéance sans date lisible : range le client sans elle et liste-le à part.

3. Les vingt premiers clients à appeler, avec la raison en une phrase. Dans un groupe, l'échéance la plus proche passe d'abord, puis le questionnaire le plus ancien.

4. Un calendrier sur huit semaines à partir du lundi qui suit la date du tri, groupe A d'abord. Un client du groupe A passe au plus tard deux semaines avant son échéance ; si c'est impossible, dis-le.

5. Un fichier Excel « Ordre de passage », une ligne par client, dans l'ordre du point 3. Colonnes : Identifiant, Groupe, Raison, Semaine (date du lundi), PER détenu (oui ou non, d'après la colonne des enveloppes), puis trois colonnes vides : Appelé le, Rendez-vous le, Compte rendu rangé le. Ligne d'en-tête figée, un filtre sur chaque colonne, une couleur de fond par groupe.

6. Ce qui manque dans l'export pour mieux trancher.

LE DOSSIER D'UN CLIENT.
Quand je colle la fiche d'un dossier :

1. Les écarts entre l'allocation cible et les positions, poche par poche, en points. Montre le calcul : total des positions, part de chaque poche, écart. Si la fiche dit « selon la grille » et que la « Grille d'allocation du cabinet » est dans les connaissances du projet, prends la cible du profil indiqué et dis-le.

2. Pour chaque écart, d'où il peut venir : le marché, un versement programmé, une gestion pilotée ou sous mandat, une décision prise depuis le dernier point. Si la fiche ne permet pas de trancher, écris « origine à établir ».

3. Les liquidités non investies, les échéances des douze prochains mois par date, et les pièces de connaissance client à renouveler.

4. Trois questions ouvertes pour l'entretien, qui font remonter ce que le dossier ne dit pas encore : un projet de cession, une aide à un enfant, un départ à la retraite. Aucune ne se répond par oui ou par non.

5. Le message de reprise de contact, quatre-vingts mots au plus, au vouvoiement : pourquoi ce point maintenant, ce qu'il apporte, deux créneaux laissés sous la forme [jour] à [heure]. Aucune formule sur la saison, aucun montant.

LE COMPTE RENDU.
Quand je colle mes notes d'entretien :

1. En tête, la date de l'entretien, prise dans mes notes. Si elle manque, demande-la.

2. Ce qui a été examiné, ce que le client a indiqué de sa situation, ce qui a été recommandé et pourquoi, ce qui a été décidé, ce qui est laissé en l'état et pourquoi.

3. La liste datée de ce que je dois faire, et de ce que le client doit fournir. Chaque versement ou arbitrage décidé y figure avec « déclaration ou rapport d'adéquation à établir ».

4. Les points trop imprécis pour être écrits tels quels, avec la question à reposer.

5. Sous le compte rendu, un contrôle : pour chaque ligne Recommandé et Décidé, la phrase de mes notes d'où elle vient.

Si un modèle de compte rendu du cabinet est dans les connaissances du projet, suis son plan.

Règles, toujours :
Tu n'utilises que l'export, la fiche, mes notes et les documents du projet. Une donnée absente reste absente : tu écris « à compléter », tu ne l'estimes pas.
Aucune projection de rendement, aucun seuil ni montant fiscal.
Dans le compte rendu, rien qui n'ait été dit en entretien. Si mes notes sont trop maigres pour un compte rendu défendable, dis-le et liste ce qui manque.

Le montage, écran par écran

1.1. Dans votre logiciel de cabinet, exportez la liste des clients en Excel avec ces colonnes : identifiant, dernier entretien, date du dernier questionnaire de connaissance client, profil de risque, date de naissance, enveloppes détenues, échéances connues. L’encours n’est pas nécessaire. Enregistrez ce fichier tel quel sous « Portefeuille avec noms » : il ne quitte pas votre poste. Dans une copie, remplacez la date de naissance par la tranche d’âge (la formule est dans « Vos questions »), supprimez nom, prénom, adresse, téléphone, e‑mail et numéros de contrat, et enregistrez‑la sous « Portefeuille ».

1.2. Vérifiez un réglage, une seule fois : dans Paramètres, Capacités, « Exécution de code et création de fichiers » doit être activé. Sans lui, Claude ne lit pas un fichier Excel et ne vous rend pas l’ordre de passage en fichier. Il est activé par défaut ; sur un compte d’équipe, s’il manque, demandez à l’administrateur du compte.

1.3. Ouvrez Projets dans la colonne de gauche, puis « + Nouveau projet ». Nommez‑le « Revue de portefeuille ». Le nom et la description servent à vous y retrouver, Claude ne les lit pas.

1.4. Dans le projet, cliquez sur « Définir les instructions du projet », collez la consigne ci‑dessus, puis enregistrez. Elle vaut pour chaque conversation du projet.

1.5. Ouvrez une conversation dans le projet. Joignez « Portefeuille.xlsx » avec le « + » en bas à gauche de la zone de saisie, et écrivez : « Tri au 19 octobre 2026, échéances jusqu’au 31 décembre, douze entretiens par semaine. »

1.6. L’assistant commence par ses contrôles : lignes lues, dates extrêmes de chaque colonne, colonnes trouées. Vérifiez que le nombre de lignes lues (ici 214) est celui de votre fichier, en‑tête exclu, et que les groupes font ce total. Relisez le groupe A, puis téléchargez « Ordre de passage » : c’est votre liste d’appels jusqu’au 31 décembre.

Garde-fou. Le tri vaut ce que valent vos dates. Si les entretiens ne sont pas saisis dans le logiciel, l’assistant mettra en tête des clients vus la semaine dernière. Joignez l’export à la conversation, pas aux connaissances du projet : il y est lu en entier, et les conversations des clients, ouvertes ensuite, ne voient pas tout le portefeuille.

02 · Un dossier : de l’appel au compte rendu daté.

Pour chaque client, une conversation dans le projet, que vous rouvrez après l’entretien. La fiche se remplit depuis le dossier du client, avec l’identifiant de l’export à la place du nom.

Deux fichiers peuvent rejoindre les connaissances du projet, avec le « + » à droite : la « Grille d’allocation du cabinet » du №24, pour que l’assistant prenne seul la cible du profil, et votre modèle de compte rendu, pour qu’il en suive le plan. Ni l’un ni l’autre ne contient de client.

La fiche du dossier, à remplir

Client : [identifiant], [tranche d'âge], [situation familiale et professionnelle]

Dernier point : [date], ce qui avait été décidé : [une ou deux lignes]

Profil de risque : [prudent, équilibré, dynamique ou offensif], questionnaire signé le [date]

Objectifs notés : [par exemple compléter la retraite, financer un projet immobilier]

Allocation cible : [poche par poche, en %, ou « selon la grille »]

Positions actuelles : [poche, montant, contrat, gestion libre, pilotée ou sous mandat]

Versements programmés : [montant, fréquence, contrat, ou aucun]

Liquidités : [montant, où, depuis quand]

Échéances connues : [date et objet, ou aucune]

Pièces à renouveler : [pièce d'identité expirée, justificatif de domicile, ou aucune]

Ce que je sais d'autre : [ce que le client a dit depuis, ou rien]

Un dossier, écran par écran

2.1. Ouvrez une conversation dans le projet et collez la fiche remplie. Ici, C‑0142, dirigeant d’une PME, vu en mars 2025, questionnaire signé en février 2022, 48 000 € qui dorment sur le compte courant. Renommez la conversation « C‑0142 » depuis le menu de son titre : vous la retrouverez après l’entretien.

2.2. L’assistant montre son calcul, poche par poche. Gestion libre, aucun versement programmé, aucune décision depuis mars 2025 : la dérive de la poche actions, un peu plus de cinq points, vient du marché. Il relève aussi les liquidités hors de l’allocation, le questionnaire trop ancien et la pièce d’identité expirée.

2.3. Puis trois questions qui font parler, et le message de reprise. Copiez le message dans votre messagerie, ajoutez le nom et deux créneaux réels.

2.4. Après l’entretien, rouvrez la même conversation et collez vos notes sans les mettre au propre. Retirez seulement les noms, comme dans la fiche.

2.5. Le compte rendu sort dans l’ordre de la consigne, suivi de son contrôle : chaque recommandation et chaque décision avec la ligne de vos notes d’où elle vient. Une ligne sans source se raye. Lisez ensuite « Laissé en l’état », puis « À reposer » : l’assistant n’écrit pas un montant que vos notes ne tranchent pas.

2.6. Demandez « Mets ce compte rendu dans un document Word, daté du jour de l’entretien, sans le contrôle. » Téléchargez‑le, remplacez l’identifiant par le nom, relisez, tranchez les points « À reposer », puis envoyez‑le au client et rangez‑le dans son dossier de votre logiciel. Notez la date dans la colonne « Compte rendu rangé le » de l’« Ordre de passage ».

Garde-fou. C’est le cabinet qui signe le compte rendu. Relisez‑le ligne à ligne : « nous étudierons » et « nous mettrons en place » ne racontent pas la même chose deux ans plus tard. L’assistant ne voit que la fiche : un contrat logé ailleurs et jamais renseigné n’existe pas pour lui, et c’est souvent ce contrat qui change la conclusion.

Le partage des rôles

Ce que fait l’assistant, ce qui reste à vous.

Vous n’avez qu’une soirée cette semaine ? Faites l’export et le tri : vos appels de novembre sont prêts.

Vos questions

Ce qu’on nous demande sur ce montage.

Mon logiciel sait‑il sortir cet export ?

Presque tous les logiciels de cabinet exportent la liste des clients en Excel ou en CSV, depuis la vue liste ou un module de requêtes. Si une colonne manque, l’assistant le dit avant de trier et trie sur le reste. La date du dernier entretien est la seule qu’on ne remplace pas : sans elle, pas de groupes B et C. En CSV, précisez dans votre message « séparateur point‑virgule ». Si les accents sortent abîmés, ouvrez le CSV dans Excel et réenregistrez‑le en .xlsx avant de le joindre.

Mon export a la date de naissance et pas d’identifiant. Comment faire ?

Pas d’identifiant ? Créez‑le dans « Portefeuille avec noms », avant la copie : insérez une colonne A, tapez en A2 =« C- »&TEXTE(LIGNE()-1;« 0000 »), étendez vers le bas, puis Copier, Collage spécial, Valeurs. Dans la copie, si la date de naissance est en colonne F, insérez une colonne G et tapez en G2 =PLANCHER(DATEDIF(F2;AUJOURDHUI();« y »);5)&« - »&PLANCHER(DATEDIF(F2;AUJOURDHUI();« y »);5)+4. Double‑cliquez sur le petit carré en bas à droite de la cellule pour l’étendre, puis Copier, Collage spécial, Valeurs, et supprimez la colonne F. Un #VALEUR! veut dire que la date est du texte : refaites l’export.

Comment retrouver le nom derrière chaque identifiant ?

Ajoutez à l’« Ordre de passage » une feuille nommée « Noms » et collez‑y, depuis « Portefeuille avec noms », l’identifiant en colonne A et le nom en colonne B. Dans la première feuille, insérez une colonne B et tapez en B2 =RECHERCHEV(A2;Noms!A:B;2;FAUX), puis étendez vers le bas. Un #N/A signale un identifiant écrit différemment des deux côtés, souvent un espace en trop. Ce fichier contient désormais des noms : il ne repart jamais dans Claude.

Puis‑je joindre le vrai portefeuille ?

Sans ce qui identifie les clients : ni nom, ni adresse, ni numéro de contrat, ni date de naissance. Un identifiant et une tranche d’âge suffisent au tri. L’export reste une donnée personnelle au sens du RGPD : la méthode est celle de la règle des trois remplacements du №12.

Quel abonnement faut‑il ?

Les projets existent dans toutes les formules, même gratuite (cinq projets au plus) : assez pour essayer sur un export fictif. Dès qu’un vrai portefeuille entre, passez sur le compte d’équipe du cabinet (Team, à partir de deux personnes) : Anthropic s’y engage comme sous‑traitant au sens du RGPD, et vos échanges ne servent pas à entraîner le modèle. Seul au cabinet, sur un abonnement individuel : désactivez l’amélioration des modèles dans Paramètres, Confidentialité, et ne collez jamais de nom.

Un client peut‑il ressortir dans le dossier d’un autre ?

Oui, si la mémoire de Claude est active. Sur les formules Free, Pro et Max, elle l’est par défaut, et chaque projet a la sienne. Coupez‑la dans Paramètres, Mémoire : « Rechercher et référencer les chats » et « Générer une mémoire à partir des chats ». Pour une seule conversation : le « + » de la zone de saisie, « Mémoire », avant le premier message. Sur un compte Team ou Enterprise, elle reste coupée tant que vous ne l’activez pas.

Combien de clients peut‑il trier d’un coup ?

Avec l’exécution de code (étape 1.2), Claude lit le fichier par un programme, pas à l’œil : un export de quelques milliers de lignes passe, dans la limite de 30 Mo par fichier.

Et les versements PER de fin d’année ?

Filtrez la colonne « PER détenu » de l’« Ordre de passage » et croisez avec la tranche d’âge. Depuis le 1er janvier 2026, un versement fait à 70 ans ou plus, à la date du versement, n’est plus déductible : ces clients sortent de la campagne de déduction. Le plafond disponible de chacun figure sur son dernier avis d’impôt, d’où la pièce demandée dans le compte rendu. L’assistant ne calcule ni plafond ni montant : un modèle ressort volontiers les règles d’avant la loi de finances 2026. Vérifiez aussi la date limite de chaque assureur pour qu’un versement compte sur l’année.

Le compte rendu vaut‑il trace du conseil ?

Une fois relu, complété du nom, envoyé au client et rangé daté dans son dossier, c’est l’écrit qui montre ce qui a été examiné, dit et conseillé. Il ne remplace ni le questionnaire de connaissance client signé, ni la déclaration d’adéquation (assurance vie, directive DDA) ou le rapport d’adéquation (compte‑titres, MIF2) que demande chaque versement ou arbitrage décidé. C’est aussi le moment de faire signer une lettre de mission à jour aux clients qui n’en ont qu’une ancienne.

Faut‑il refaire le tri chaque trimestre ?

Oui, avec un export neuf, dans une nouvelle conversation du projet. La consigne ne change pas, seul votre message change : « Tri au 4 janvier 2027, échéances jusqu’au 31 mars, douze entretiens par semaine. » Regardez les clients restés dans le groupe B deux trimestres de suite : ce sont eux qu’on perd sans s’en apercevoir.

Pour aller plus loin

Monter son agent d’allocation dans Claude