La Lettre de Charlie №28Données & outils
Suivre ses souscriptions et piloter son cabinet dans Claude : le point du lundi et le tableau de bord du mois
,par Thomas Higadère,13 min de lecture
Signé ne veut pas dire investi.
Une souscription de 120 000 € part chez l’assureur le 21 octobre. Le 4 novembre, il écrit qu’il manque le justificatif d’origine des fonds. Le mail arrive au cabinet entre quarante autres, et l’argent attend. Ce numéro monte dans Claude un point du lundi : il lit les mails de vos assureurs et dit où en est chaque opération, relances prêtes. Une fois par mois, il en tire le tableau de bord du cabinet, commissions vérifiées comprises.
Le montage se fait une fois : un tableau de suivi, une page de règles, un projet Claude branché sur Gmail. Ensuite, le lundi, vous joignez le tableau de la semaine passée et vous écrivez « Point du lundi ». Une fois par mois, quand les bordereaux de commissions sont arrivés, vous demandez le tableau de bord.
Ce qu’il faut pour suivre : un ordinateur, un compte Claude (Pro pour essayer sur des dossiers fictifs, Team pour les vrais), la liste de vos dossiers en cours et vos conventions avec les assureurs. Comptez une heure pour le montage, dont la moitié pour remplir le tableau, davantage si vous reprenez l’année depuis janvier.
À garder en tête
Chaque changement cite son mail.
L’assistant propose, vous validez, puis il écrit le tableau. Il ne change un statut que si un mail de l’assureur le dit, et la ligne garde la trace de ce mail. Signé et Envoyé, c’est vous qui les notez. Un tableau faux est pire que pas de tableau : on finit par lui faire confiance. Et la collecte se compte à la date d’investissement.
01 · Le point du lundi : chaque opération, où elle en est.
Trois pièces. Un tableau de suivi en Excel, une ligne par opération : souscription, versement ou rachat, de la proposition jusqu’à l’argent investi. Une page de règles de suivi : vos statuts, vos délais de relance, les adresses de vos assureurs et les commissions de vos conventions. Et un projet Claude qui garde la consigne et la page de règles, avec le connecteur Gmail branché comme au №27.
Le tableau ne porte aucun nom de client : une référence, l’assureur, le numéro de bulletin puis celui du contrat dès qu’il est attribué. L’assistant rattache chaque mail à sa ligne par ce numéro. Deux clients peuvent porter le même nom.
Sur téléphone ? Le montage se fait sur ordinateur. Cette page, consigne comprise, est aussi sur charliefinance.fr : rouvrez‑la de votre bureau.
La consigne du projet, à copier
Tu es l'assistant de suivi d'un cabinet de conseil en gestion de patrimoine. Tu tiens le suivi des opérations et tu prépares les relances. Tu n'envoies aucun mail, tu ne contactes ni client ni assureur.
Les connaissances du projet contiennent les « Règles de suivi du cabinet » : les statuts, les délais de relance, les adresses des assureurs, les commissions convenues et l'objectif de l'année. À chaque conversation, je joins le dernier « Suivi des opérations » en Excel.
QUAND J'ÉCRIS « POINT DU LUNDI »
1. Lis le tableau joint et note sa date : c'est le début de ta recherche.
2. Cherche dans Gmail les mails reçus depuis cette date et envoyés par les adresses des assureurs listées dans les Règles de suivi. N'ouvre aucun autre mail. Rattache chaque mail à sa ligne par le numéro de contrat ou de bulletin, jamais par le nom seul. Un mail sans ligne va dans « À rattacher ». Un mail qui renvoie à l'extranet sans rien dire, ou dont l'information est dans une pièce jointe, va dans « À vérifier sur l'extranet » : tu ne lis pas les pièces jointes.
3. Propose les changements, ligne par ligne : référence, ancien statut, nouveau statut, ce qui manque, et le mail qui le justifie (assureur, date, objet). Ne change un statut que si un mail le dit.
4. Applique les délais des Règles de suivi. Compte les jours depuis la dernière relance notée dans « Ce qui manque » (« relancé le … »), sinon depuis la date de la colonne « Depuis ». Liste les opérations à relancer : le client, l'assureur ou un appel.
5. Rédige les relances. Au client : la pièce qui manque et pourquoi l'assureur la demande, soixante mots au plus, au vouvoiement, avec [Nom] à la place du nom. À l'assureur : le numéro de bulletin, la date d'envoi et la question.
6. Attends mon accord. Puis rends le tableau à jour en Excel, mêmes colonnes, nommé « Suivi des opérations » et la date du jour, avec la source de chaque changement dans la colonne « Source ».
QUAND J'ÉCRIS « TABLEAU DE BORD » ET UN MOIS
Je joins le tableau du jour et les bordereaux de commissions du mois.
1. La collecte du mois, par assureur : les souscriptions, versements et transferts entrants investis dans le mois, les rachats et transferts sortants payés, la collecte nette. Seule la date d'investissement ou de paiement compte. Les arbitrages ne comptent pas. Puis le cumul depuis le 1er janvier face à l'objectif, et ce qu'il faut par mois pour l'atteindre.
2. Ce qui est en route : les opérations signées pas encore investies, avec leur statut, puis les propositions sans réponse au-delà du délai des Règles de suivi.
3. Les commissions : pour chaque opération investie dans le mois, calcule la commission attendue avec le taux noté sur sa ligne, sinon celui des Règles de suivi, en citant l'article et la page de la convention, et cherche-la dans les bordereaux. Liste ce qui manque, ce qui diffère, et ce qu'un bordereau porte sans ligne dans le tableau. Tiens compte de la date d'arrêté de chaque bordereau.
4. Une page en Word : cinq chiffres, trois points d'attention.
Règles, toujours :
Fais tous les calculs et toutes les dates par l'exécution de code, jamais de tête.
Tu n'utilises que le tableau, les bordereaux, les mails et les Règles de suivi. Un chiffre absent reste absent : tu écris « à compléter ».
N'invente aucune date, aucun statut, aucun taux. Ne mets aucun nom de client dans le tableau.
Le montage, puis un lundi
1.1. Dans Excel, une ligne par opération, avec ces colonnes : la référence et l’opération, le contrat et le numéro de bulletin, le montant, le statut, la date depuis laquelle il dure, ce qui manque, et la source du dernier changement. Gardez les lignes closes, au statut Investi ou Payé : c’est d’elles que sortira la collecte. Enregistrez sous « Suivi des opérations » suivi de la date. Références, contrats et numéros de l’exemple sont fictifs.
1.2. Dans un document Word nommé « Règles de suivi du cabinet », écrivez vos statuts, vos délais de relance et, pour chaque assureur, le domaine d’où partent ses mails de gestion (ce qui suit le @) et la commission sur versement de votre convention, avec sa page. Ajoutez l’objectif de collecte nette de l’année. Les délais sont ceux du cabinet : fixez les vôtres.
1.3. Dans Claude, connectez Gmail depuis Personnaliser, puis Connecteurs, comme au №27. Ouvrez Projets, puis « + Nouveau projet », nommé « Suivi du cabinet ». Collez la consigne dans « Définir les instructions du projet », puis déposez la page de règles dans les connaissances. Le tableau, lui, se joint à chaque conversation : il change toutes les semaines. Claude ne lit un Excel que si « Exécution de code et création de fichiers » est activé dans Paramètres, Capacités, le réglage par défaut.
1.4. Le lundi, ouvrez une conversation dans le projet, joignez le tableau de la semaine passée et écrivez « Point du lundi ». L’assistant cherche les mails de vos trois assureurs depuis la date du fichier, puis propose les changements, chacun avec le mail qui le justifie. Un avis d’opération porte un numéro que le tableau ne connaît pas : un versement passé sans ligne.
1.5. Puis les relances, délai par délai, et leurs brouillons. Le mail de Tilleul Retraite ne disait que « nouveau document disponible » : regardez l’extranet avant de relancer l’assureur. Copiez les brouillons, ou demandez‑lui de les déposer dans vos brouillons Gmail, et remplacez [Nom]. Une fois la relance partie, dites‑le dans votre accord : « relancé le 09/11 » ira sur sa ligne.
1.6. Répondez « D’accord », et complétez ce que les mails ne disent pas : ici la ligne du versement à rattacher, chaque semaine les opérations signées depuis lundi. L’assistant rend le tableau du jour. Téléchargez‑le et rangez‑le à côté des précédents, sans les écraser : la suite des fichiers datés fait l’historique.
Garde-fou. Brancher Gmail ouvre à Claude toute la boîte, mails des clients compris. La consigne lui interdit les autres adresses, mais rien ne l’empêche techniquement de les lire. Le plus sûr : une boîte Google à part, qui ne reçoit que les mails de vos assureurs par un filtre de transfert. C’est elle que vous branchez, sur le compte d’équipe du cabinet, mémoire coupée. Le connecteur ne lit pas les pièces jointes : un avis en PDF ne lui apprend que son objet. Demandez à votre inspecteur si les avis peuvent partir dans le corps du mail, numéro de contrat dans l’objet.
02 · Le tableau de bord du mois.
Une fois par mois, quand vos assureurs ont déposé leurs bordereaux de commissions sur leur extranet, en PDF ou en Excel, une autre conversation dans le même projet. Vous joignez le tableau du jour et les bordereaux. L’assistant compte la collecte du mois, liste ce qui est signé sans être investi, et cherche chaque commission attendue dans les bordereaux.
L’exemple suit un cabinet fictif, ses trois assureurs et le mois d’octobre : sept opérations investies, un rachat, un objectif annuel de 4,2 millions d’euros de collecte nette.
Ce que vous écrivez, une fois par mois
Tableau de bord octobre.
Joints : le Suivi des opérations du jour et les bordereaux de commissions d'octobre de mes trois assureurs.
Un mois, écran par écran
2.1. Téléchargez les bordereaux d’octobre sur l’extranet de chaque assureur. Ouvrez une conversation dans le projet, joignez‑les avec le tableau du jour, et envoyez « Tableau de bord octobre ».
2.2. La collecte d’octobre, par assureur, sur les dates d’investissement : 221 000 € entrés, un rachat de 18 000 €. Le cumul de l’année est à 74 % de l’objectif pour 83 % de l’année écoulée. L’assistant dit ce qu’il faut chaque mois jusqu’à décembre.
2.3. Ce qui est en route : 200 000 € signés et pas encore investis, dont 165 000 € bloqués par une pièce. Puis la proposition restée sans réponse. Ces dossiers passent avant la prospection : l’argent est déjà signé.
2.4. Les commissions : chaque opération investie, le taux de votre convention, et ce que dit le bordereau. Ici, une souscription de 100 000 € investie le 13 octobre manque au bordereau arrêté au 31, et une commission est payée au mauvais taux. 1 550 € à réclamer, convention et page à l’appui.
2.5. Enfin la page du mois, en Word : cinq chiffres et trois points d’attention. Elle sert à la réunion des associés, ou à vous seul, le lundi, avant d’ouvrir l’agenda.
Garde-fou. Le tableau de bord ne voit que le tableau. Une opération signée sans ligne n’existe pas pour lui, et un statut faux fausse la collecte : le point du lundi est ce qui le rend juste. Avant de réclamer une commission, vérifiez la date d’arrêté du bordereau : une opération investie le 30 arrive parfois sur celui du mois suivant. Et si vous avez réduit les frais d’entrée d’un client, sa commission baisse d’autant. Notez le taux réel sur sa ligne, sinon l’assistant réclamera à tort.
Le partage des rôles
Ce que fait l’assistant, ce qui reste à vous.
| L’assistant | Vous | |
|---|---|---|
| Qui lit les mails des assureurs ? | Il les cherche et les rattache | Vous complétez ce qu’ils taisent |
| Qui change un statut ? | Il le propose, mail à l’appui | Vous validez |
| Qui relance ? | Il rédige le brouillon | Vous l’envoyez ou vous appelez |
| Qui compte la collecte ? | Il calcule sur le tableau | Vous fixez l’objectif |
| Qui réclame une commission ? | Il trouve l’écart | Vous écrivez à l’assureur |
Vous n’avez qu’une demi‑heure cette semaine ? Remplissez le tableau de l’écran 1.1 avec vos dossiers en cours. Même sans Claude, il vous dira lundi prochain lesquels attendent.
Vos questions
Ce qu’on nous demande sur ce montage.
Je n’ai pas de tableau de suivi. Par où commencer ?
Par l’écran 1.1, avec vos dossiers en cours. Pour retrouver ceux qui vous échappent, écrivez dans le projet : « Cherche dans Gmail les mails de mes assureurs depuis le 1er septembre et fais une ligne par opération. » Relisez chaque ligne : il ne voit que ce que les mails disent, et rien de ce qui est signé sans être parti. Pour la collecte de l’année, ajoutez les opérations closes depuis janvier, ou partez du mois en cours.
Mes assureurs n’écrivent presque rien par mail.
Beaucoup d’extranets exportent les affaires en cours en Excel. Joignez cet export avec le tableau et ajoutez à la consigne : « Lis aussi les exports joints, et traite chaque ligne comme un mail de l’assureur. » Si vous passez par une plateforme, mettez son domaine dans les Règles de suivi à la place de celui de l’assureur.
Pourquoi un nouveau fichier chaque semaine ?
Parce que le fichier joint est une copie : Claude n’écrit pas sur votre ordinateur. Le connecteur Google Sheets, en bêta, sait modifier un tableur en direct, mais un fichier daté par semaine garde l’historique : si un changement était faux, la version précédente est là.
Ma boîte est sur Outlook.
Microsoft 365 est proposé dans Personnaliser, Connecteurs. Avec un compte professionnel, l’administrateur Microsoft du cabinet doit donner son accord une fois. Sinon, une règle Outlook range les mails de vos assureurs dans un dossier : copiez‑y ceux de la semaine et collez‑les dans la conversation.
Peut‑il faire le point seul, le lundi à 7 h ?
Oui, avec une tâche planifiée dans Cowork, comme au №22. Le tableau doit alors vivre dans Google Drive, et la tâche y écrit un fichier daté au lieu de vous le rendre. Réglez‑la sur « Approuver manuellement » : rien ne s’écrit avant votre passage. Il faut une formule payante.
Et mon CRM ?
Si votre CRM exporte ses opérations en Excel, l’export peut remplacer le tableau : renommez ses colonnes comme celles du tableau, ou décrivez les siennes dans les Règles de suivi. L’assistant n’écrit pas dans le CRM. Reportez‑y les statuts à la main, ou importez le fichier du jour si votre logiciel le permet.
Comment compte‑t‑il la collecte nette ?
Les entrées investies dans le mois, souscriptions, versements et transferts entrants, moins les sorties payées, rachats, transferts sortants et capitaux décès. Les arbitrages ne comptent pas, l’argent ne quitte pas le contrat. C’est la date d’investissement qui range une opération dans un mois : signée le 28 octobre et investie le 5 novembre, elle compte en novembre.
Et les commissions sur encours ?
Elles se calculent sur l’encours de chaque contrat, et l’assureur les verse au mois, au trimestre ou au semestre selon la convention. C’est souvent la plus grosse part de vos revenus, donc là qu’un écart coûte le plus. Même rapprochement : le relevé d’encours, le taux de la convention, une ligne par contrat. Ajoutez ce taux aux Règles de suivi et demandez‑le à chaque relevé.
Quel abonnement faut‑il ?
Pro suffit pour essayer, sur des dossiers fictifs. Dès qu’un vrai dossier entre, passez sur le compte d’équipe du cabinet (Team, à partir de deux personnes). Anthropic s’y engage comme sous‑traitant au sens du RGPD, et vos échanges ne servent pas à entraîner ses modèles.
Un client peut‑il ressortir dans le dossier d’un autre ?
Oui, si la mémoire de Claude est active. Elle l’est par défaut sur les formules individuelles, et sur les comptes Team ouverts depuis fin octobre. Chaque projet a sa mémoire, et tout votre suivi passe par le même. Coupez‑la dans les Paramètres : « Rechercher et référencer les chats » et « Générer une mémoire à partir des chats ».