Automatiser DER, lettre de mission, recueil et rapport d’adéquation sans ressaisie

Produire les documents réglementaires d’un cabinet sans ressaisie, c’est remplir chaque document depuis ce que le cabinet sait déjà (le CRM, les pièces, le compte rendu du rendez-vous, le document précédent), sur son propre modèle repris mot pour mot, et ne poser au conseiller que les questions qu’il est seul à pouvoir trancher. Le DER, la lettre de mission, le recueil de connaissance client et le rapport d’adéquation demandent en grande partie les mêmes informations. Les recopier de l’un à l’autre coûte du temps à chaque client et fabrique des écarts qu’un contrôle relève. Les automatiser ne veut pas dire les faire écrire par une IA : la plupart des champs se remplissent, les chiffres se calculent, et seules quelques zones de texte se rédigent.

Ce guide prend les quatre documents un par un : ce qu’ils contiennent, d’où vient chaque donnée, ce qui s’automatise, et ce qui reste au conseiller.

Quatre documents, une même information

Document	Quand	Ce qu’il contient	D’où viennent les données	Ce que tranche le conseiller
DER	Avant tout conseil	Statuts et numéro ORIAS, association, responsabilité civile professionnelle, partenaires, rémunération, réclamations et médiateur	Les réglages du cabinet, l’ORIAS, l’identité du contact au CRM	Rien : le texte est figé
Lettre de mission	Après le premier rendez-vous, avant tout conseil	Missions, honoraires, durée, suivi promis	Le compte rendu du rendez-vous, le catalogue de missions du cabinet	Les missions retenues, les honoraires
Recueil de connaissance client	Lettre de mission signée, puis à chaque revue	Situation, patrimoine, revenus, objectifs, connaissances et expérience, tolérance au risque, préférences de durabilité	Les pièces, le CRM, l’ancien recueil, le compte rendu	Le profil retenu, s’il diffère du profil calculé, et son motif
Rapport d’adéquation	Avant chaque acte conseillé	Pourquoi la solution correspond au client, coûts et frais	Le recueil, la proposition d’investissement, les frais tirés des DIC et des conventions	Les produits retenus, l’acte

La dernière colonne est courte, et c’est tout l’argument. Le reste du travail est du transport de données.

Ce que demandent les textes

• Le DER et la lettre de mission viennent du règlement général de l’AMF pour le conseiller en investissements financiers, et du code des assurances pour l’intermédiaire en assurance. Le DER présente le cabinet avant tout conseil ; la lettre de mission fixe ce que le cabinet fait et comment il est rémunéré.
• Le recueil de connaissance client sert deux obligations à la fois : l’adéquation du conseil (MIF 2, DDA) et la lutte contre le blanchiment. Il s’actualise au rythme que fixe le cabinet, plus souvent en vigilance renforcée.
• Le rapport d’adéquation est exigé par MIF 2 avant la transaction (règlement délégué (UE) 2017/565, article 54) ; la DDA parle de déclaration d’adéquation pour les contrats d’assurance vie. Depuis la loi Industrie verte du 23 octobre 2023 et l’arrêté du 12 juin 2024, le conseil se renouvelle aussi à chaque opération significative sur un contrat d’assurance vie : versement, arbitrage, rachat.

Ce dernier point change l’échelle du problème. Un rapport rédigé à la main à la souscription, c’est tenable. Un rapport à chaque opération significative, versement, arbitrage ou rachat au-delà des seuils de l’article A. 522-2 du code des assurances, pour tous les clients, ne l’est plus sans automatisation.

Les cinq règles d’un document sans ressaisie

1. Une donnée se saisit une fois, à sa source. Le revenu vient de l’avis d’imposition, l’adresse de la pièce, les objectifs du compte rendu. Une donnée déjà connue et fraîche ne se redemande ni au client ni au conseiller ; elle s’affiche pré-remplie, avec sa source.
2. Le modèle du cabinet, mot pour mot. Le DER, la lettre de mission et les blocs réglementaires du rapport ont été validés par l’association, le juriste ou le responsable conformité du cabinet. On ne les réécrit pas : on remplit leurs champs. Le cabinet garde ses documents, et non ceux d’un éditeur.
3. Les chiffres se calculent, ils ne se rédigent pas. Les honoraires TTC, le profil au barème du cabinet, les coûts et frais ex ante : tout se calcule par des règles fixes, jamais par un modèle d’IA. Le même dossier donne toujours le même résultat, et chaque chiffre remonte à sa source.
4. Un texte propre à chaque client. Les seules zones rédigées sont celles qui expliquent : les objectifs du client, la justification de la recommandation. Elles s’écrivent sur des chiffres déjà calculés, et un rapport d’adéquation identique d’un dossier à l’autre ne justifie rien.
5. On prévient, on ne bloque jamais. Un DER non remis avant le conseil, un recueil trop ancien, un acte qui sort du périmètre de la lettre de mission : chaque écart devient une alerte nommée. La décision reste au conseiller.

Document par document

Le DER

Ce qui se remplit seul. Toutes les mentions : statuts, numéro ORIAS, association, assureur de responsabilité civile, partenaires, mode de rémunération, médiateur, mention de l’usage de l’IA si le cabinet la fait figurer. Le nom du contact vient du CRM.

Ce qui reste à faire. Rien pour le conseiller. Le cabinet tient ses mentions à jour une fois, et un nouveau DER est proposé à la signature quand elles changent.

La lettre de mission

Ce qui se remplit seul. Les missions évoquées au premier rendez-vous, pré-cochées depuis le compte rendu ; les honoraires calculés ; la durée et le suivi périodique selon le catalogue du cabinet. La lettre, les conventions (honoraires, réception-transmission d’ordres) et le mandat de prélèvement partent dans une seule enveloppe de signature.

Ce qui reste au conseiller. Retirer une mission, ajuster les honoraires, relire. Quand un acte demandé plus tard sort du périmètre signé, un avenant est proposé.

Le recueil de connaissance client

Ce qui se remplit seul. Tout ce que les pièces, le CRM et l’ancien recueil disent déjà, dans l’ordre de confiance : la pièce, puis le CRM, puis l’oral. Le client remplit le reste avec son conseiller ou reçoit le questionnaire pré-rempli ; à la revue, il ne corrige que ce qui a bougé. Le profil investisseur se calcule au barème du cabinet. La fiche de vigilance se prépare avec le recueil, criblage du registre des gels des avoirs compris ; elle reste interne.

Ce qui reste au conseiller. Le profil retenu s’il diffère du profil calculé, avec son motif écrit, et la décision sur toute alerte de vigilance.

Le rapport d’adéquation et l’annexe des coûts et des frais

Ce qui se remplit seul. Le profil et les objectifs repris du recueil, les produits repris de la proposition d’investissement, les coûts et frais calculés depuis les DIC et les conventions, les blocs réglementaires du cabinet posés selon l’acte (souscription, versement, arbitrage, rachat) et le régime (MIF 2, DDA). Pour un arbitrage, l’analyse des coûts et des avantages du changement ; pour un rachat, ses conséquences.

Ce qui reste au conseiller. Le choix des produits, le niveau de conseil, la relecture de la justification et la signature. Pour aller plus loin sur la rédaction, voir le rapport d’adéquation rédigé depuis vos notes de rendez-vous.

Chaque année : la revue

Trois rappels reviennent au rythme du cabinet : la revue du recueil, l’évaluation périodique de l’adéquation quand la lettre de mission prévoit un suivi, et la réédition du DER si ses mentions ont changé. Ils se posent seuls, à la signature de chaque document.

Signature, rangement, CRM : la fin du document

Un document n’est terminé qu’une fois signé, rangé et inscrit. Le document signé et sa preuve de signature vont dans le dossier du client, dans la base documentaire du cabinet. Le CRM est mis à jour : DER remis, lettre de mission signée, date du recueil, profil retenu. Les échéances suivantes sont posées. Personne ne recopie la date de signature d’un logiciel à l’autre.

Ce qu’un contrôle regarde

• L’ordre : le DER avant le conseil, la lettre de mission avant le conseil, le recueil avant l’adéquation, l’adéquation avant l’acte.
• Les dates : un recueil à jour au moment de l’acte, un DER à jour de ses mentions.
• La cohérence : les produits retenus correspondent au profil, le profil déclaré à l’assureur est celui du cabinet.
• La justification : un rapport à chaque acte conseillé, propre au client, avec ses coûts et frais.

Tenir ces quatre points à chaque dossier, c’est avoir le dossier de contrôle prêt sans le préparer. Voir aussi ce qu’un CGP peut déléguer à l’IA, et ce qui reste sa responsabilité.

Ce que fait Charlie

Charlie est l’agent IA de cabinet des conseillers en gestion de patrimoine. Il produit ces documents dans l’ordre du parcours, une étape après l’autre : Entrée en relation pour l’information RGPD, le DER, la lettre de mission et les conventions ; Connaissance client pour le recueil, le profil investisseur et la fiche de vigilance ; Adéquation pour le rapport à chaque acte conseillé, l’annexe des coûts et des frais et la revue annuelle. Chaque étape reprend ce que la précédente a saisi.

Les modèles du cabinet sont repris mot pour mot à l’installation. Aucun chiffre n’est calculé par une IA : les calculs suivent les barèmes de l’année et ceux du cabinet. Rien ne part sans le conseiller, qui relit et signe ; les données restent au CRM et les documents dans la base documentaire du cabinet. Charlie n’est pas CIF et ne délivre aucun conseil.

Voir les étapes du parcours, suivre un client de A à Z ou voir comment Charlie se facture.

Questions fréquentes

Peut-on automatiser le rapport d’adéquation ?

Oui, pour tout ce qui n’est pas un choix : la reprise du recueil et de la proposition, le calcul des coûts et frais, les blocs réglementaires du cabinet et la rédaction des zones de justification sur des chiffres déjà calculés. Le choix des produits, la relecture et la signature restent au conseiller.

Une IA peut-elle rédiger un DER ?

Elle n’a pas à le faire. Le DER est un texte figé, validé par le cabinet : on remplit ses mentions depuis les réglages du cabinet et l’ORIAS, on ne le réécrit pas. L’IA ne sert que là où un texte doit être propre au client.

Faut-il un rapport d’adéquation pour un versement ou un arbitrage ?

Sur un contrat d’assurance vie, oui quand il y a conseil : depuis la loi Industrie verte et l’arrêté du 12 juin 2024, le conseil se renouvelle à chaque opération significative (versement, arbitrage, rachat). Un rapport par acte n’est tenable qu’avec un document qui se prépare depuis le dossier.

Faut-il changer de modèles de documents ?

Non. Les modèles du cabinet sont repris tels quels, mot pour mot. Seuls leurs champs se remplissent.

À quelle fréquence mettre à jour le recueil de connaissance client ?

Au rythme fixé par le cabinet, souvent chaque année, et plus tôt pour un client en vigilance renforcée ou quand sa situation change. Le recueil repart pré-rempli : le client ne corrige que ce qui a bougé.